ПАО СКБ Приморья «Примсоцбанк» — переплет документов для архива

В финансовом секторе документы — основа отчетности и репутации организации. Они фиксируют все операции, подтверждают их законность и отражаются в бухгалтерском учете. Договоры, счета-фактуры, платежные ведомости и отчеты необходимо брошюровать для дальнейшего хранения. О том, почему для этой задачи используют систему термопереплета, рассказала Ирина Михайловна Гультяева, начальник сектора учета внутрихозяйственных операций  ПАО СКБ Приморья «Примсоцбанк».

Почему оформление документов — стратегическая задача для банка

Требования к ведению архивов в банковской сфере одни из самых строгих. Сроки хранения документов установлены законом, они исчисляются годами и десятилетиями. Например:

• 5 лет для большинства бухгалтерских документов;
• 50 лет для документов по личному составу;
• 75 лет для журналов учета приема, переводов и увольнения работников, личных дел, трудовых договоров и т. д.

В банке к переплету предъявляются высокие требования: надежность, долговечность, аккуратный вид.

Решение

Специалисты Примсоцбанка, чтобы ускорить процесс сшива сформированных документов, применяют систему переплета Unibind и термообложки — пластиковые и твердые (производство Peleman Industries NV, Бельгия).

Правила организации хранения установлены в нормативно-правовых актах. Их нарушение может привести к потере информации. Поэтому сотрудники подразделения тщательно контролируют содержание и корректность оформления документов.

Раньше в банке сформированные для сшива документы сначала сверлили дрелью, а затем прошивали нитками. Процесс был долгим, требовал навыка: важно было не допустить перекоса листов, надежно скрепить все страницы. Ситуация изменилась в 2010 году, когда по рекомендации коллег руководство банка обратило внимание на систему термопереплета. После анализа рынка приобрели оборудование.

Принцип работы системы

Технология Unibind позволяет сделать прочный и красивый переплет за минуты. Для этого используется аппарат и обложки с металлическим корешком. Распечатанные листы помещают в термообложку, затем ставят в секцию нагрева. Через 90 секунд процесс брошюровки завершен, после охлаждения документы подготовлены.

Одно из достоинств технологии — возможность редактировать брошюры: добавлять или удалять листы без потери прочности переплета.

Преимущества и отличия моделей UniBinder 8.2 и 8.4

В банке используются разные модели аппаратов.

Термопереплетчик UniBinder 8.4 рассчитан на интенсивный документооборот: за один цикл брошюруется до 16 тонких папок или два тома по 470 листов. Это особенно важно в конце отчетного периода.

UniBinder 8.2 — аппарат для среднего объема документов. Он сочетает функции нагрева, охлаждения и автоматического обжима, что обеспечивает прочный и красивый переплет. Две секции нагрева позволяют одновременно обрабатывать до восьми документов, а съемная перегородка расширяет возможности: в аппарате брошюруют  отчеты до 470 листов.

Сравнение аппаратов UniBinder 8.2 и 8.4

Выводы

Опыт банка показывает, что инвестиции в технологии обработки документов — это вклад в безопасность, эффективность и репутацию. Переход от ручного прошивания к термопереплету избавил сотрудников от рутинной работы, снизил риск ошибок.

Ирина Михайловна Гультяева выделила четыре ключевых преимущества, которые получил банк:

1. Экономия времени. Переплет подготовлен за минуты.
2. Аппарат безотказно работает, а брошюры получаются прочными, что позволяет экономить на обновлении оборудования и переделке переплетов.
3. Аккуратные документы производят положительное впечатление на проверяющих, подчеркивают профессионализм сотрудников банка.
4. Редактирование. Технология позволяет извлекать документы при необходимости, а затем возвращать их в переплет без потери прочности брошюр.

Технология обеспечивает порядок в архиве, отвечает строгим стандартам финансовой отрасли.