Корзина
Товаров в корзине: 0
На сумму: 0.00 руб.
Перейти в корзину
Каталог товаров

Почему ЭДО не избавляет от бумажного документооборота?

Бумажные документы при эдо

С активным внедрением в организациях ЭДО документы подписываются с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП) и вроде бы бумажные носители больше не нужны.

Но так ли это?

Давайте разбираться.

Документы, созданные и подписанные в ЭДО с использованием ЭЦП, имеют юридическую силу сравнимую с бумажными. Распечатывать эти документы не требуется, хранятся они также в электронном виде.

При необходимости, документы, созданные в ЭДО, можно распечатать напрямую из системы. Печать копии может осуществляться как нотариально, так и путем подписи и проставления печати организации с указанием "Копия верна".

Когда требуются бумажные документы

Есть ситуации, когда требуются бумажные документы. 

  1. Организации взаимодействуют с контрагентами, которые еще не присоединились к ЭДО. В таких случаях документы подписываются вручную, а его загрузка в ЭДО не представляется возможной. Хранить такой документ необходимо в бумажном виде.
  2.  Если документ необходимо подписать, но у подписанта отсутствует электронная подпись или требуется УКЭП, а она отсутствует, документ необходимо распечатать и подписать физически.

В каких случаях документы нужно обязательно распечатывать и хранить в бумажном виде?

  • Регистры бухгалтерского учета.

Их можно хранить в электронном виде, но если, согласно внутренним регламентам организации, регистры отчетного периода подписываются от руки, их нужно распечатать и хранить в бумажном виде.

  •  Книга учета доходов и расходов.

В конце календарного года ее необходимо распечатать, заверить подписью и печатью согласно приказу Министерства финансов №135н.

  • Регистры по налогу на прибыль.

В случае отсутствия квалифицированной электронной подписи (КЭП) на первичных бухгалтерских и налоговых документах, их нужно распечатать, заверить печатью и подписью, а затем хранить в бумажном виде. По запросу Налоговой инспекции, Пенсионного фонда или Федеральной службы страхования взносов указанные в учетной политике регистры необходимо предоставить в распечатанном виде.

  • Счета-фактуры.

В случае отсутствия КЭП счет-фактуру необходимо распечатать и подписать от руки.

 

  • Счета на оплату.

Счета, которые являются одновременно договорами, необходимо распечатывать.

 

В отдельных случаях, по соглашению сторон, особо важные документы могут быть подписаны в бумажном виде.

Примеры документов, которые хранятся только в бумажном виде:

  • Авансовые отчеты (чеки, отчеты)
  • Маршрутные листы использования личного автомобиля в служебных целях
  • Путевые листы использования служебного автомобиля
  • Акты сверок с контрагентами
  • Акты инвентаризации
  • Журнал правил трудового распорядка дня
  • Должностные инструкции
  • Журнал по электробезопасности
  • Журнал по техника безопасности

Когда необходимо распечатывать электронную версию документа?

В соответствии с законодательством РФ, госорганы имеют право запросить копии бухгалтерских документов в бумажном виде. (пункт 6 статьи 9 , пункт 7, статьи 10, пункт7.1 статьи 13 Федерального закона О бухгалтерском учете от 06.12.2011 N 402-ФЗ )


В случае камеральных проверок могут запросить бумажные версии электронных документов.
Бумажные копии подшиваются в итоговые  акты проверки.

%
Оставьте свой номер телефона, и мы свяжемся с Вами в ближайшее время
Мы можем перезвонить Вам в рабочие дни с 9:00 до 18:00 по мск
Спасибо за заявку Наш менеджер свяжется с Вами
Мы обязательно ответим в самое ближайшее время
Спасибо за заявку Наш менеджер свяжется с Вами
Артикул:
Спасибо за заявку Мы сообщим Вам о поступлении
Акции