Почему ЭДО не избавляет от бумажного документооборота?
С активным внедрением в организациях ЭДО документы подписываются с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП) и вроде бы бумажные носители больше не нужны.
Но так ли это?
Давайте разбираться.
Документы, созданные и подписанные в ЭДО с использованием ЭЦП, имеют юридическую силу сравнимую с бумажными. Распечатывать эти документы не требуется, хранятся они также в электронном виде.
При необходимости, документы, созданные в ЭДО, можно распечатать напрямую из системы. Печать копии может осуществляться как нотариально, так и путем подписи и проставления печати организации с указанием "Копия верна".
Когда требуются бумажные документы
Есть ситуации, когда требуются бумажные документы.
- Организации взаимодействуют с контрагентами, которые еще не присоединились к ЭДО. В таких случаях документы подписываются вручную, а его загрузка в ЭДО не представляется возможной. Хранить такой документ необходимо в бумажном виде.
- Если документ необходимо подписать, но у подписанта отсутствует электронная подпись или требуется УКЭП, а она отсутствует, документ необходимо распечатать и подписать физически.
В каких случаях документы нужно обязательно распечатывать и хранить в бумажном виде?
- Регистры бухгалтерского учета.
Их можно хранить в электронном виде, но если, согласно внутренним регламентам организации, регистры отчетного периода подписываются от руки, их нужно распечатать и хранить в бумажном виде.
- Книга учета доходов и расходов.
В конце календарного года ее необходимо распечатать, заверить подписью и печатью согласно приказу Министерства финансов №135н.
- Регистры по налогу на прибыль.
В случае отсутствия квалифицированной электронной подписи (КЭП) на первичных бухгалтерских и налоговых документах, их нужно распечатать, заверить печатью и подписью, а затем хранить в бумажном виде. По запросу Налоговой инспекции, Пенсионного фонда или Федеральной службы страхования взносов указанные в учетной политике регистры необходимо предоставить в распечатанном виде.
- Счета-фактуры.
В случае отсутствия КЭП счет-фактуру необходимо распечатать и подписать от руки.
- Счета на оплату.
Счета, которые являются одновременно договорами, необходимо распечатывать.
В отдельных случаях, по соглашению сторон, особо важные документы могут быть подписаны в бумажном виде.
Примеры документов, которые хранятся только в бумажном виде:
- Авансовые отчеты (чеки, отчеты)
- Маршрутные листы использования личного автомобиля в служебных целях
- Путевые листы использования служебного автомобиля
- Акты сверок с контрагентами
- Акты инвентаризации
- Журнал правил трудового распорядка дня
- Должностные инструкции
- Журнал по электробезопасности
- Журнал по техника безопасности
Когда необходимо распечатывать электронную версию документа?
В соответствии с законодательством РФ, госорганы имеют право запросить копии бухгалтерских документов в бумажном виде. (пункт 6 статьи 9 , пункт 7, статьи 10, пункт7.1 статьи 13 Федерального закона О бухгалтерском учете от 06.12.2011 N 402-ФЗ )
В случае камеральных проверок могут запросить бумажные версии электронных документов.
Бумажные копии подшиваются в итоговые акты проверки.
