Телерадиокомпания «Край Рязанский»: переплет бухгалтерских документов
В бухгалтерии, где ежедневно оформляются большие объемы документов, важно их правильно систематизировать, брошюровать и хранить. О том, почему в ТРК "Край Рязанский" для решения этих задач используется система термопереплета, рассказала бухгалтер Юлия Чернина.
От ручного способа к автоматизации
Бухгалтерские документы для удобства работы, компактного хранения, защиты от повреждений сшивают вручную или переплетают с помощью специального оборудования.
В бухгалтерии используют систему Unibind производства Peleman Industries NV, Бельгия — это аппарат для переплета и специальные обложки с металлическим корешком, на который нанесен термоклей.
Чтобы подготовить переплет, нужно вложить в термоообложку распечатанные листы документа, поставить их в секцию нагрева аппарата. Под воздействием высокой температуры клей в корешке обложки размягчается и скрепляет листы, а при охлаждении — застывает, создавая прочный, аккуратный переплет.
Для брошюровки бухгалтерских документов приобрели аппарат UniBinder 8.4. Он имеет четыре секции нагрева шириной 25 мм, которые разделены пластиковой перегородкой. Она легко снимается, позволяя переплетать одновременно либо два документа до 470 листов, либо 16 тонких всего за 90 секунд. Также устройство оснащено секцией охлаждения шириной 38 мм, в которой свободно размещается документ до 340 листов.
Переплетаем объемные отчеты правильно
По словам Юлии Черниной, система Unibind – это удобный инструмент для автоматизации рутинных процессов.
Однако первое впечатление сотрудников бухгалтерии было неоднозначным – к процессу термопереплета пришлось приноровиться. Юлия Чернина рекомендует соблюдать простые правила, чтобы добиться лучшего результата при переплете многостраничных отчетов:
- Распечатайте документы и разделите их на несколько стопок.
- Выровняйте листы, постукивая стопку об стол с разных сторон
- Соедините подготовленные стопки в единый блок и вложите в термообложку так, чтобы бумага плотно прилегала к основанию корешка.
Подготовить переплет просто:
- документ в обложке размещается в секции нагрева аппарата;
- через 90 секунд переплет будет завершен – дайте ему охладитьс в специальном отсеке;
- брошюра готова.
Аппарат не требует настроек, технической поддержки. Переплет выполняется автоматически: специалистам больше не приходится перфорировать листы, сшивать документы вручную.
В чем польза отрывных обложек?
В бухгалтерии стремятся оптимизировать расходы на переплетные работы. Здесь используют отрывные обложки Unibind, которые позволяют снизить стоимость и обеспечить прочную брошюровку.
Отрывная обложка – это фактически металлический корешок, дополненный двумя бумажными листами. Они служат направляющими: помогают быстро выровнять распечатанный документ для аккуратного переплета в аппарате. После брошюровки листы отрываются, отсюда и название "отрывная".
Для переплета в отрывные обложки применяют картон формата А4, которым прикрывают распечатанные материалы сверху и снизу. Затем этот блок вкладывается в обложку. После переплета направляющие листы удаляются. Теперь документ надежно защищен от загрязнений.
В отрывную обложку переплетают разные форматы документов. Например, обложка с корешком высотой 297 мм подходит для формата А4 (книжная ориентация) и А3 (альбомная ориентация). В обложку с высотой корешка 210 мм можно оформить печатные материалы форматов А5 (книжная ориентация) и А4 (альбомная ориентация).
Редактирование переплетов
При работе с документами часто возникает необходимость предоставить их по запросу. Важным преимуществом Unibind является возможность редактирования переплета.
Редактирование документа происходит за счет того, что при нагревании клей в основании корешка обложки расплавляется. В этот момент листы можно извлечь или добавить новые. После завершения редактирования клей застывает, надежно фиксируя страницы в обложке.
Резюме
Система термопереплета – это удобный инструмент для автоматизации ежедневных рутинных задач сотрудников бухгалтерии, отделов кадров, канцелярии, архивов, ОТК и других подразделений.
Чтобы познакомиться с возможностями системы UniBind, воспользуйтесь нашим специальным предложением.
