Переплет бухгалтерской документации

Несмотря на электронный документооборот, в организациях по-прежнему сохраняется значительный объём бумажных бухгалтерских документов, и их переплёт является важной задачей.

Один из удобных и распространённых методов скрепления документов — термопереплёт. Он позволяет быстро и аккуратно соединить листы в единый блок без проколов и сложной подготовки, что актуально при постоянной работе с документами. Этот способ обеспечивает надёжную фиксацию страниц и помогает поддерживать порядок в документации.

Технология проста: листы вставляются в термообложку, на корешок которой нанесён термоклей, и помещаются в нагревательный отсек аппарата. Клей в обложке плавится и при охлаждении надёжно скрепляет листы.

На практике термопереплёт часто используют как финальный этап оформления бухгалтерской документации.

Мы предлагаем для этой работы систему Unibind, которая позволяет переплетать документы объёмом до 470 листов.

Преимущества термопереплёта в бухгалтерии

Для бухгалтера термопереплёт удобен по многим причинам.

1. Скорость переплёта — 90 секунд

Любой сотрудник отдела может самостоятельно скрепить листы быстро и безопасно. Аппарат работает автоматически, настраивать ничего не нужно. Достаточно включить его в розетку и установить документ в термообложке в секцию нагрева.

2. Прочность и надежность переплета

Технология термопереплета Unibind использует обложки с U-образным металлическим корешком, на который нанесен термоклей с запатентованной формулой. Благодаря этому листы склеены прочно, они не выпадают и не рассыпаются. При хранении в нормальных условиях переплет не имеет срока годности. Это важно, поскольку некоторая документация должна храниться до 75 лет.

3. Удобство использования

Unibind  - это офисный аппарат. Его часто устанавливают рядом с принтером.

Он занимает мало места на столе, всегда готов к работе без прогрева, переплетает до 8 документов одновременно (до 340–470 листов).

4. Возможность редактирования

При необходимости в готовом документе можно заменить или убрать листы без повреждения и потери качества скрепления. Как это сделать, вы можете прочитать в статье «Редактирование готового переплета».

5. Экономия места для хранения документов

Документы хранятся компактно — занимают почти в 2 раза меньше места, чем в классических папках на кольцах.

На фото представлены две папки вместимостью 470 листов – Unibind и стандартная папка-регистратор.

6. Систематизация

Широкий выбор видов, цветов и размеров расходных материалов Unibind позволяет переплетать документацию в разные обложки в зависимости от назначения документа. Для маркировки папок можно использовать самоклеющиеся кармашки. 

7. Возможность скрепления разных форматов листов в один документ

Одна из задач при сшивании бухгалтерской документации – скрепление разноформатных бумаг, помимо стандартных офисных листов А4. Это могут быть товарные чеки, накладные, путевые листы, кассовые ордеры и прочее. Система Unibind позволяет переплетать документы любого формата, сохраняя прочность переплета. 

Внешний вид документов, переплетенных на системе Unibind, становится очень аккуратный, эстетичный и презентабельный. Качественно оформленный переплет документов повышает статус предприятия, создавая репутацию надежной и солидной организации. Официальный внешний вид документации имеет огромное значение в деловых кругах.

Есть несколько вариантов переплета объемных бухгалтерских документов

Переплет в отрывную обложку

Использованы: Отрывная обложка, А4 340, черный кор. Unibind, Картон для переплета, Самоклеющиеся карманы 28*70 мм.

Переплет в пластиковую обложку

Использованы: Комбинированная обложка, размер 470, алюминиевый кор. Unibind, (прозрачная/матовая) Flex, Самоклеющиеся карманы 28*70 мм.

Переплет в твердую обложку

Использованы: Обложка твердая, 50 мм, бордовая Unibind, Самоклеющиеся карманы 28*70 мм.

Термопереплёт и папки: в чём практическая разница

При хранении бухгалтерских документов часто используют папки и скоросшиватели, однако такой способ подходит скорее для временной работы с бумагами. Листы могут смещаться, выпадать или теряться при частом обращении, а сами папки занимают больше места в архиве. Термопереплёт позволяет собрать документы в единый компактный блок без отверстий и дополнительных креплений, сохраняя порядок страниц и аккуратный внешний вид на протяжении всего срока хранения. Поэтому его чаще выбирают для итогового оформления бухгалтерских документов, предназначенных для архивов, проверок и длительного использования.

Переплёт требуется не только для бухгалтерских документов, но и практически для любых бумаг компании. В сфере документооборота принято, что все дела, передаваемые в другие организации, должны быть прошиты или переплетены. Системой Unibind могут пользоваться сотрудники разных отделов в компании.

Хранение бухгалтерских документов, переплетенных с помощью Unibind, у одного из наших клиентов:

Видео

В нашем видео мы показываем, как за 3 шага переплести документ на аппарате Unibind, а также рассматриваем особенности переплета объемного документа толщиной 50 мм и переплета нескольких документов одновременно.