Корзина
Товаров в корзине: 0
На сумму: 0.00
Перейти в корзину

Хранение документов по охране труда

Специалисты по охране труда часто грешат двумя крайностями: или они погружаются в разработку документации, не оставляя времени на живой диалог с работниками и на проверку объектов, или они не составляют даже необходимый минимум документов, что делает бесполезным все проведенные мероприятия. 

Обе ситуации влекут за собой негативные последствия. Излишняя, необоснованная документация имитирует бурную деятельность, отвлекая от главной задачи - предотвращения травматизма. Отсутствие минимума документов приводит к возникновению вопросов и штрафам во время проверок уполномоченными органами. Если нет документов, значит, и обязательные мероприятия не проводились.

Являясь экспертами в сфере оформления документации, мы рассмотрели такую важнейшую особенность в работе по охране труда, как необходимость документального подтверждения всех мероприятий, правила хранения и способы оформления документов.

Ведь можно совершать подвиги в сфере охраны труда, но, если они не будут задокументированы, у организации не будет доказательства того, что все необходимые меры по соблюдения законодательства и по снижению травматизма были выполнены. Каждый факт деятельности по охране труда должен подтверждаться не только локальным нормативным актом, но и ознакомлением с ним сотрудников.

Зачем нужно документировать работу по ОТ

Документальное сопровождение работы по охране труда прежде всего необходимо для:

  • соответствия системы охраны труда компании действующему законодательству РФ;
  • целостности норм внедрения мероприятий по охране труда на всех этапах работы организации;
  • упорядочивания системы охраны труда в компании;
  • контроля за выполнением мер по охране труда, планирования мероприятий, установления лиц, ответственных за разработку и утверждение документов по охране труда.

Наличие документов, их надлежащее оформление и актуальность - первое, что проверяется представителями государственных органов при аудитах.

Правила хранения документов по ОТ

Сроки хранения

Сроки хранения журналов по охране труда: минимальный период всего 1 год, максимальный - 75 лет. Но есть и такие документы, которые требуется оставить в архиве навсегда.

Для каждого из документов по охране труда предусмотрен отдельный период сохранности. Все акты, распоряжения, справки и книги учета необходимо аккуратно сохранять. Насколько долго - определяет Федеральная архивная служба России. Через какое время следует избавиться от отчетов и инструкций по ОТ, зависит от их значимости. Например, теперь срок архивного хранения для журналов регистрации инструктажей по охране труда составляет 45 лет, а не 10, как раньше.

 

Место хранения

Несмотря на перевод некоторых документов в электронную форму, большинство справок и актов остаются в распечатанном виде на бумажных листах. Их легко испортить при помощи внешнего воздействия, в связи с чем существуют строгие требования к условиям содержания бумаг.

Состояние инструкций и отчетов отслеживает экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Инструкции по охране труда должны храниться в специально оборудованных помещениях.

Основные критерии хранения документации:

  • Комната для хранения должна быть сухой и темной.
  • Помещение должно быть оснащено хорошей вентиляцией.
  • Должно быть обеспечено расстояние между документами и светом (естественным и искусственным) в соответствии с принятыми нормами.

Подробнее об организации помещений для архива читайте в нашей статье “Архив на предприятии: организация хранения документов”.

Хранилища необходимо оснастить специальным оборудованием (сейфы, стеллажи, шкафы), средствами пожаротушения, охранной и   противопожарной сигнализацией.

Чтобы обеспечить надлежащее хранение, назначают ответственного за ведение и хранение журналов по технике безопасности - обычно это секретарь или инженер по охране труда. Ответственный сотрудник обязательно заверяет журналы при помощи подписи. В случае необходимости выдает книги учета и бланки сотрудникам, которые проводят инструктаж по ОТ.

 

Быстрое оформление документов по охране труда

Наша компания предлагает один из самых быстрых и удобных способов оформления любой документации, в том числе материалов по охране труда. 

С помощью комплексной системы UNIBIND скорость оформления документов увеличится в несколько раз, вы обеспечите важным бумагам надежный переплет и аккуратный внешний вид, как будто они были изготовлены в профессиональной типографии.

В основе системы лежит уникальная запатентованная технология, которая позволяет создать прочный и презентабельный переплет за секунды. Сама система состоит из аппарата и расходных материалов премиального бельгийского качества. Оформление документа осуществляется в специальные обложки, имеющие твердый металлический корешок. Они могут быть мягкими или твердыми, пластиковыми или картонными или состоять из фирменных листов вашей компании. Стальной корешок позволяет страницам полностью и равномерно погрузиться в разогретый клеевой слой - в результате получается качественный переплет на долгие годы.

Отличительной особенностью системы UNIBIND является возможность редактирования документа даже спустя много лет хранения. Вы в любой момент можете заменить ненужные в работе листы на другие. Детально о редактировании готового переплета читайте в нашей статье.

Если вы хотите узнать подробнее о возможностях оформления документации и протестировать систему UNIBIND свяжитесь с нами любым удобным способом.

Фотогалерея

Оставьте свой номер телефона, и мы свяжемся с Вами в течение 10 минут
Мы можем перезвонить Вам в рабочие дни с 9:00 до 18:00 по мск
Спасибо за заявку Наш менеджер свяжется с Вами
Мы обязательно ответим в самое ближайшее время
Спасибо за заявку Наш менеджер свяжется с Вами
Артикул:
Спасибо за заявку Мы сообщим Вам о поступлении