Опыт АО «БКС Банк» — оперативный переплет для архивного хранения
В акционерном обществе «БКС Банк», где каждый процесс регламентирован, поря-док — фундамент операционной надежности. Еще в 2013 году организация внедрила технологию термопереплета, чтобы ускорить подготовку документов в соот-ветствии с нормативными требованиями для хранения в архиве. О пользе технологии рассказала Анна Петровна Ерыбашева, руководитель отдела свода и оформления документов дня.
Термопереплет или станок с дрелью
В банке точность важна во всем: в расчетах и подготовке документов. Все кассовые, бухгалтерские и иные документы, сформированные или полученные в течение рабочего дня, аккуратно сшивают для хранения в архиве. Для этого сотрудники используют систему термопереплета Unibind и прозрачные термообложки, а при необходимости — станок для архивной брошюровки с дрелью.
С технологией термопереплета (производство Peleman Industries NV, Бельгия) руководство кредитной организации познакомилось во время демонстрации оборудования, которую провел менеджер компании «Офисная техника Джетком». Решение о внедрении не было сиюминутным: проанализировали издержки — затраченное время и физические усилия, прочность сброшюрованных томов, внешний вид переплета.
Специалистам отдела нравится, что сшивку документов можно выполнить за минуты, а подготовленные тома соответствуют требованиям регулятора.
Достоинства прозрачных обложек
Для подготовки документов сотрудники применяют прозрачные пластиковые обложки с металлическим корешком.
Обложки имеют корешок, на который можно нанести информацию о содержании тома — это упрощает хранение и поиск в архиве.
В отделе используют разные модели аппаратов Unibind, некоторые из которых уже не выпускаются, но все устройства работают безотказно.
Почему термопереплета Unibind эффективен
Переход на систему термопереплета оптимизировал работу по сшивке документов:
- Скорость. Время на переплет одного тома сократилось до трех минут, что значительно увеличило общую скорость подготовки документации.
- 2. Чистота. «Если раньше после прошивки дрелью оставался мусор, то теперь нет пыли и шума: термопереплетный аппарат работает тихо, а прочность томов даже выше, чем при прошивке на станке», — отметила Анна Петровна.
- Соблюдение правил. Соответствие требованиям Центрального банка Российской Федерации и аккуратный вид. Со стороны проверяющих замечаний нет — документы оформлены правильно.
- Обложки. Прозрачная обложка обеспечивает видимость титульного листа, что упрощает работу проверяющих и сотрудников архива; маркировка корешка обеспечивает удобное хранение и быстрый поиск документов.
Аккуратность и скорость оформления документов востребованы и в других подразделениях.
Резюме
Выбор системы термопереплета в АО «БКС Банк» — это инвестиция в качество, надежность и операционную культуру. С Unibind меньше рутинной работы: технология помогает поддерживать порядок, экономить рабочее время и оформлять документы в соответствии с нормативными требованиями.
