Преимущества бумажного документооборота
или почему он будет жить вечно
Мы живем в максимально цифровое время. Большая часть нашей жизни связана с достижениями электроники. Например: ежечасное общение через мессенджеры гаджетов, чтение электронных книг, решение деловых и рабочих моментов по средствам электронной почты, поиск необходимой информации на свободных информативных площадках и прочее. Перечислять этот список можно до бесконечности. В нашем настоящем фотографии хранятся на «облаке», а не в альбоме, книги читаются в онлайн формате, а не лежат стопками на полках.
Несмотря на весь этот прогресс и ускорение темпов получения информации и жизни в целом бумажное делопроизводство и ведение официальной документации на бумаге не потеряло актуальность.
Например, при транспортировке грузов или особо важных объектов используется только бумажный формат документа с официальной печатью.
При проведении выборов используются строго бумажные бюллетени с ручным подсчетом голосов, поскольку в таком важном вопросе риски техногенного сбоя не допускаются и так далее.
Почему так происходит?
Давайте рассмотрим основные принципы ведения бумажного документооборота: индивидуальная разработка, набор, распечатка документа, подробное ознакомление перед подписанием, эксплуатация и хранение.
Такой документооборот имеет ряд неоспоримых преимуществ. Таких как:
- Возвращаясь к вопросам техногенной зависимости, использование бумажного документооборота полностью независимо от наличия и скорости Интернет трафика, питания компьютеров от электрической сети, навыков владения компьютером конкретного сотрудника.
- Важно помнить, что насколько быстро развиваются цифровые технологии, облегчающие нам жизнь, настолько же быстро создаются программные вирусы, хакерские ямы и атаки, для кражи, порчи или уничтожения любой электронной информации. Бумажный формат документации надежно защищает ваши данные от подобных утечек и скорости распространения вашей конфиденциальной информации.
- Объемность и визуал. Еще одно неоспоримое преимущество. Потому что, давайте смоделируем ситуацию, когда в ваш электронный ящик пришло письмо с коммерческим предложением. В большинстве случаев это письмо попадает в папку «Спам» и удаляется получателем. В другой ситуации, к вам в офис доставляют заказное письмо, в котором находится подробная информация о предлагаемом продукте с фотографиями, описанием технических характеристик, могут быть вложены «пробники» (в зависимости от предлагаемого товара или услуги). Все это изготовлено из бумаги высшего сорта с приятной текстурой и оформлено в качественный переплет. В 95% случаев данную презентацию не только рассмотрят, но и оставят у себя в качестве наглядного пособия, возвращаясь к ней снова и снова. Данная схема работает с любыми маркетинговыми документами и предложениями.
- Отдельным преимуществом хочется выделить тактильные свойства бумаги. Очень маленький процент людей способны качественно воспринимать информацию только одним органом чувств (говоря об электронной документации, это только способность видеть). Если мы говорим о бумажной документации, то в таком формате человек видит написанную информацию, чувствует кожей толщину документа, прохладу листов, слышит шелест и скрип бумаги, чувствует запах свежей типографической краски и подобное. Согласно данным психологических исследований в этой области, то чем больше органов чувств задействовано при получении информации, тем качественнее она воспринимается, выше уровень концентрации внимания и долгосрочной памяти. Именно этим руководствуются руководители крупных компаний, когда на деловых встречах и важных подписаниях используется строго бумажный экземпляр документов. Хочется добавить, что еще одно исследование на эту тему говорит о том, что при подписании «живой» (бумажной) документации снижается уровень кортизола и повышается степень доверия к собеседнику.
- В ситуациях, когда требуется повышенная секретность информации. Бумажный формат документа бесспорно лидирует. Так как на бумаге можно нанести специальные защитные водяные знаки, подтверждающие подлинность. А так же бумажный документ легче уничтожить при необходимости.
- Текст на бумаге легче корректировать, вносить правки и заметки для дальнейшего изменения.
- Не следует забывать, что работа с бумагой несет в себе не только информативный характер, но и идентификационный. То есть: по почерку можно установить подлинность личности, юридически заверить принадлежность подписи человека и так далее. Подписание важных бумаг вручную - гарант вашей личностной принадлежности и юридической безопасности.
Несмотря на все преимущества бумажного документооборота, есть и ряд трудностей при таком ведении документации.
Ведение бумажной документации требует, в первую очередь, внимательности и аккуратности от работающего персонала. От этих качеств зависит качество архивной подготовки и доступность документов в будущем.
Самая большая сложность при бумажном документообороте - это систематизация при хранении, для быстрого поиска нужной документации и доступа к ней.
Крупные компании находят решение в создании целых отделов занимающихся архивированием и составлением номенклатуры бумажных документов. Но при смене кадрового состава хрупкая система может разрушиться.
Второй спорный момент заключается в том, что распечатанные документы занимают достаточно много места, при неправильном подходе к их систематизации и хранению.
Но есть простое решение таких сложных вопросов.
Это создание простых переплетов с помощью аппаратов Unibind. За 40 лет на мировом рынке бренд Unibind от бельгийской корпорации Peleman Industries зарекомендовал себя как надежная продукция, не имеющая аналогов на российском рынке.
Переплетная система Unibind проста и эффективна в эксплуатации.
Отличительной чертой выступает полная автоматизация процесса с возможностью индивидуализировать созданный переплет нанесением логотипа, нумерации или пояснительной надписи.
Аппараты для оформления переплетов Unibind способны до 470 листов за 90 секунд превратить в четкую аккуратную систему, крайне комфортную в применении.
Для работы на аппарате Unibind не требуется специфических навыков, освоить его может практически любой сотрудник.
При этом уникальное строение аппарата позволяет обрабатывать одномоментно несколько разных категорий документов независимо друг от друга.
В зависимости от выбранной модели аппарата Unibind, вам будет предложено определенное количество независимых секций для отжима и создания переплетов сразу нескольких документальных групп.
При этом аппараты для создания переплетов Unibind отличаются компактностью, стенки аппарата позволяют удобно расположить документы, без ручного поддерживания.
Каждый аппарат Unibind оснащен супер-чувствительными датчиками, с помощью которых создаются корешки с идеальной степенью сжатия.
Переплетные аппараты Unibind созданы в стильном современном дизайне с учетом последних разработок по экономии энергопотребления.
Подводя итоги, хотелось бы отметить, что прогресс и новые технологии наполняют не только цифровое пространство, но и позволяют улучшить систему хранения бумажных документов. Позволяя не только безопасно хранить важную информацию, но и свободно пользоваться ей по требованию.
Переплетная система Unibind предоставляет не только удобные аппараты для сшивания систематизированной бумажной документации, но и предоставляет ряд продукции для ежедневного пользования. Например: мобильные архивы переплетчиков Unibind, оборудование для персонализации (от фольги до подложек для печати корешков), пластиковые, отрывные, разной степени мягкости обложки для повседневного пользования.
Также продукция бренда Unibind предоставляет широкий ассортимент фотообложек для создания ярких профессиональных презентаций или личного пользования.
Вся продукция бренда Unibind изготавливается только из экологически чистых материалов.
Эксклюзивным официальным представителем бренда Unibind на российском рынке с 1997 года выступает компания ООО «Офисная техника Джетком».
Использование аппарата Unibind обеспечит порядок в офисных документах, повышая результативность сотрудников и бизнеса.
Выберите модель аппарата:
Фотогалерея
Тестирование
Мы понимаем, что по описанию сложно до конца понять, насколько нужной в работе является термопереплетная система Unibind. Поэтому мы предоставляем Вам возможность взять любой аппарат Unibind на тестовый период сроком до 45 дней совершенно бесплатно! За это время Вы сможете убедиться в том, что процесс переплета на нашей системе очень удобный и экономит Ваше ценное время. Если Вам не понравится – Вы всегда сможете вернуть нам аппарат обратно.
Для того, чтобы взять аппарат на тестирование, заполните форму ниже, и наши менеджеры свяжутся с Вами для уточнения всех деталей:
ВАШ ЗАКАЗ УСПЕШНО ОТПРАВЛЕН!
В ближайшее время мы свяжемся с Вами!
Спасибо!
