Какие виды переплета существуют?

Выбор способа переплета зависит от задач, которые стоят перед сотрудниками различных подразделений организации. Вместе с тем переплёт необходимо рассматривать как часть культуры документооборота. Аккуратное оформление и систематизация обеспечивают бесперебойную работу компании, предоставляют оперативный доступ к информации. А красивый дизайн документов – это визитная карточка вашей компании, которая помогает выделиться на фоне конкурентов и повысить имидж. Рассмотрим 5 видов переплета, хорошо известных сотрудникам офисов, обратим внимание на их преимущества и недостатки.

Брошюровка

Суть этого способа переплета – соединение перфорированных листов с помощью пластиковой или металлической пружины с использованием обложек. Брошюровка очень удобна для документов, которые предполагают открытие на 360 градусов, например, чертежей, инженерной документации.

Это  идеальное решение для переплета очень плотных листов и листов с ламинацией.

Принцип переплета на пластиковую или металлическую пружину один и тот же. У каждого из этих вариантов есть определенные достоинства и недостатки.

Переплет на металлическую пружину

Перед брошюровкой блок документа нужно разделить на части, потому что одновременно можно перфорировать 25–28 листов. Бумагу выровнять и поместить в специальную нишу брошюровщика, пробить отверстия. Обложку перфорируют отдельно. Затем скрепляют листы с помощью металлической пружины, которая вставляется в подготовленные отверстия.

Преимущества:

• удобно перелистывать, поскольку документ ровно лежит на поверхности;
• подходит для работы с плотной, негибкой, ламинированной бумагой;
• листы разворачиваются на 360 градусов;
• наличие корешка в обложке серии Unibind Your-Book   (производства Peleman Industries NV, Бельгия) позволяет подписать документ для дальнейшей каталогизации и хранить документы как вертикально, так и горизонтально.

Недостатки:

• таким способом можно скрепить не более 120-130 листов;
• металлическая пружина предназначена только для однократного использования;
• неудобно хранить: пружины цепляются между собой;
• листы часто рвутся;
• после перфорирования листов остается мусор от бумаги.

Брошюровка на пластиковую пружину

Это бюджетный способ переплета. Пластиковые пружины более гибкие и доступны в различных цветах и диаметрах. На пластиковую пружину сшивают объемные документы. Готовую брошюру всегда можно дополнить листами или убрать лишние.

Так же как и в работе с брошюратором на металлическую пружину вам необходимо предварительно пробить отверстия на листах и обложках документа. Затем пружину поместить на гребенку и разжать. Сначала вставить верхнюю обложку, затем листы документа, в конце нижнюю часть обложки. Повернуть рычаг и закрыть пружины. Переплет готов!

Преимущества:

• листы разворачиваются на 360 градусов;
• можно скреплять документы до 500 листов;
• пружины можно снимать и использовать повторно в других документах.

Недостатки

• нельзя сделать надписи на корешках для идентификации тома переплета на полке;
• при хранении документов пружины цепляются, могут разгибаться;
• титульные листы часто рвутся, а пружины ломаются;
• после перфорирования бумаги остается много мусора.

Переплет металлическим каналом

Для этого вида переплета используется специальный аппарат и расходные материалы: металлические каналы, обложки. Скрепление происходит за счет зажима блока документов в металлический канал. Прочность достигается за счет усилия сжатия.

В таком переплете часто используют твердые обложки, с помощью которых оформляют дипломные и другие квалификационные работы, каталоги и альбомы.

Создание переплета требует навыков работы с аппаратом. Для сшивания документов подберите соответствующий размер металлического канала и обложки. Бумаги вложите в обложку и следуйте инструкциям по работе с конкретной моделью переплетчика. Они бывают механические и автоматические, работающие от электрической сети.

Преимущества:

• если аппарат механический, для него не требуется электричество;
• вы получаете аккуратные документы в твёрдой, мягкой, картонной или пластиковой обложке;
• документ можно редактировать, заменив нужные листы;
• листы не повреждаются.

Недостатки:

• со временем крепление слабеет, и страницы попросту высыпаются из обложки;
• требуются навыки для работы с аппаратом;
• переплет можно подготовить в течение 5–10 минут в зависимости от вашего опыта;
• есть ограничения по толщине тома:  можно переплести от 5 до 300 листов.

Термопереплет

Это один из самых быстрых способов сшивания листов. Его используют для оформления различных документов на бумажном носителе. При правильном выборе системы, в которую входят аппарат и термобложки, больше не придется обращаться за услугами по переплету.

Чтобы создать переплет, вам нужно выбрать термообложку подходящего формата и размера. Поместить в нее листы документа, поставить в секцию нагрева аппарата. Переплет будет готов через несколько минут.

Преимущества:

• скорость переплета;
• листы не нужно перфорировать;
• аппарат максимально прост в обращении и не требует присутствия специально обученного специалиста.

Недостатки:

• способ неудобен в работе с первичными бухгалтерскими документами, которые ежедневно накапливаются;
• если корешки у папки бумажные, переплет быстро изнашивается;
• готовый документ похож на книгу и не раскрывается на 360 градусов.

Наши эксперты, имеющие 25-летний опыт работы в области оформления и переплета, рекомендуют использовать в офисе запатентованную автоматизированную технологию Unibind (производства Peleman Industries NV, Бельгия). Система (аппарат и термообложки) компактная, ее можно разместить на рабочем столе, она не нуждается в технической поддержке и обслуживании.

Термопереплетчик позволяет создавать надежные, аккуратные переплеты любых документов без специального обучения. Ваша компания сможет отказаться от заключения договора на подготовку архивных документов со сторонней организацией. Переплет Unibind идеально подходит для оформления документов с самыми высокими требованиями к внешнему виду.

В технологии используется металлический корешок с нанесенным на него запатентованным клеем. Клей экологичен, не имеет запаха, безопасен для здоровья. Его уникальный состав позволяет редактировать, не затрагивая качество переплета: листы можно многократно заменять в документе.

Обратите внимание, одновременно всего за 90 секунд вы сможете подготовить до 16 стандартных документов или два больших тома до 470 листов.

Благодаря металлическому корешку обложки, переплет удобно хранить в вертикальном положении, подготовленные документы экономят пространство на полках. Например, объемные тома занимают всего по 5 сантиметров.

Термопереплетный аппарат Unibind (производства Peleman Industries NV, Бельгия), сшивает документы форматов А4 книга/альбом, А5 книга/альбом, А3 альбом. Вы можете подобрать обложки разных цветов и размеров по количеству листов документа.

Система Unibind предоставляет разнообразный выбор обложек (все с металлическим корешком): пластиковые, твердые из плотного картона с покрытием балакрон, мягкие картонные с покрытием балакрон, отрывные, фотообложки.

Автоматический термопереплетчик, созданный инженером Гвидо Пелеманом, избавляет сотрудников организаций от рутинных процессов и повышает продуктивность, экономит время и ресурсы организации.

Папки-регистраторы

Папки-регистраторы удобно использовать для сбора текущих документов. Арочный механизм позволяет легко добавлять или изымать листы, систематизировать их по алфавиту, хронологически или по темам.

Прежде чем использовать папки-регистраторы, нужно подписать их для удобной систематизации текущих документов. Листы документов предварительно пробить дыроколом и надеть их на стальные стержни замка папки.

Преимущества:

• арочный механизм обеспечивает удобный доступ к документам;
• папки можно купить в магазинах канцтоваров, использовать повторно;
• в папках можно хранить до 800 листов.

Недостатки:

• папки-регистраторы не подходят для долгосрочного хранения документов;
• занимают в полтора раза больше места, чем документы, подготовленные в переплетчике;
• из-за особенностей конструкции папки-регистратора их неудобно хранить в горизонтальном положении;
• механизм папки часто ломается;
• листы в папках путаются, теряются, края документов изнашиваются и рвутся.

Папки «Дело»

Это бюджетный вариант для оформления технической, юридической документации, архивных данных формата А4 и меньше.

Они выпускаются 3 видов: папки с гребешками для подшивки документов с помощью иглы, которые часто пломбируют и заверяют печатью; на завязках с наличием внутренних клапанов; со скоросшивателем для оформления документов, обработанных дыроколом.

Преимущества:

• невысокая стоимость;
• вмещают до 600 листов;
• на картонной обложке можно переклеивать бумажные этикетки с  названием документа.

Недостатки:

• папки с низкой плотностью картона не рекомендуется использоваться для хранения документов в условиях повышенной влажности;
• небольшой выбор цветов и форматов;
• папки подвержены износу.

Использование дрели для прошивки документов

Одним из широко применяемых способов прошивки объемных томов документов является применение дрели.

Здесь необходимы навыки и оборудование: электродрель, рамка-формовка или струбцина-лоток для подшивки документов, суровые нитки, цыганская игла, коленкор, клей ПВА, переплетный картон.

Вначале вам нужно изготовить обложки для разных объемов и форматов документов, используя переплетный картон и клей ПВА (склеить, просушить). Затем аккуратно подровнять документы, поместить их в обложку, уложить в фанерную рамку или в струбцину. Просверлить отверстия и прошить листы суровыми нитками. С учетом подготовки обложек вам может потребоваться до 3 часов на создание переплета одного объемного тома.

Преимущества:

• доступность инструментов и материалов;
• можно подготовить документы объемом до 950 листов.

Недостатки:

• такой способ требует навыков работы с инструментом, необходимо строго соблюдать технику безопасности;
• следует самостоятельно изготовить обложки в соответствии с объемом документа;
• трудоемкий процесс;
• сшитые документы нельзя дополнить, изменить;
• мусор и пыль от бумаги после сверления папок.

Ручной переплет с помощью иглы и нити

Общеизвестный способ, который используется для сшивания небольшого объёма документов в два, три или пять проколов.

Он применяется для оформления заверенных копий документов в финансово-кредитные учреждения, сдаче отчетности в Социальный фонд России, налоговую инспекцию, контрактов и договоров. Прежде чем взяться за иголку с ниткой, уточните требования и правила к подготовке документов в определенной ситуации. Ошибки могут привести к тому, что специалисты надзорных органов откажутся их проверять.

Документы подшивают для того, чтобы их не подменили, не потеряли, не испортили. Перед началом работы определите толщину документа и подберите необходимые инструменты: дырокол, канцелярский клей, цыганскую иглу, прошивные нитки, банковский шпагат, тесьму. Сложите аккуратно документы, сделайте иглой или дыроколом отверстия сквозь всю пачку бумаг. Следите за тем, чтобы листы не разъехались. Проденьте иголку с ниткой в отверстия с лицевой стороны и завяжите прочным узлом на изнанке.

Преимущества:

• простота и доступность;
• прошивка обеспечивает сохранность и защиту документов от подделки.

Недостатки:

• требует временных затрат: необходимо аккуратно прошить листы, завязать узел, закрепить нить, опломбировать документы;
• не подходит для объемных документов.

Мы описали самые популярные виды переплета документов в офисе. Конечно, выбор способа переплета зависит от объема документов в вашей организации, требований к хранению, внешнему виду, раскрываемости, частоты их использования.

Следует помнить, что переплетные работы, кроме термопереплета и при переплете нитью,   должны выполняться квалифицированными специалистами с соблюдением всех норм и правил, чтобы не нанести вред документам, их исторической ценности и доступности информации.