Архивный переплет в банке - решение для подготовки документов
В банковской сфере объем бумаг остаётся большим, не смотря на ЭДО. Каждый день появляются тысячи материалов: распоряжения, кассовые журналы, отчёты, договоры, юридические акты. Впоследствии документы должны передаваться на длительное хранение. Поэтому архивный переплёт документов в банке становится частью рабочего процесса. Для надёжного хранения нужны способы, которые обеспечивают долговечность, надежность, соответствие регламентам. Одно из таких решений — термоброшюровщик.
Что требуют банки от архивного переплёта
Даже документы, не предназначенные для государственных архивов, должны храниться годами — минимум пять. Перед сдачей материалов в архив сотрудники проверяют:
- прочность блока, способного выдержать длительное хранение без потерь;
- надёжную фиксацию, особенно если объём достигает 450 страниц;
- единый формат томов, удобную маркировку;
- возможность корректировки — иногда при подготовке томов в архив нужно добавить несколько листов, чтобы избежать ошибок и переделок.
Из-за этих требований классическая прошивка нитками или перфорация часто доставляют неудобства и не подходят под банковские задачи.
Термопереплёт как практичный вариант для банковского архива
Технология Unibind — это аппарат плюс обложки с металлическим корешком, внутри которого находится термоклей. При нагреве клей листы под собственным весом погружаются в клей, создавая прочное соединение.
Этот способ оказался удобным по нескольким причинам:
- не требуется делать отверстия в бумаге;
- процесс занимает считаные минуты;
- оборудование компактное, тихое, не требует обслуживания;
- том получается аккуратным, легко маркируется;
- объём — до 470 листов.
По уровню удобства, скорости и надёжности Unibind стал лидером среди ручных способов оформления документов.
Какие материалы банки передают в архив
- кассовые журналы, отчёты, книги учёта;
- операционные сведения: ежедневные отчёты, сводные ведомости, данные по счетам;
- кредитные досье, включающие десятки или сотни листов;
- бухгалтерские регистры, годовые и квартальные отчёты, акты сверок;
- договоры и клиентские досье, необходимые для юридически значимых операций;
- внутренние материалы: кадровые документы, регламенты, служебную переписку;
многое другое.
Преимущества для архивного подразделения
1. Высокая производительность
Аппараты UniBinder 8.2 или 8.4 справляются с блоками до 470 листов за один цикл. Это особенно важно в периоды сдачи документов в архив.
2. Экономия времени
Переплёт одного тома занимает около двух минут. Ручная прошивка легко «съедает» до получаса. В сумме сотрудник экономит несколько часов в день.
3. Возможность исправлений
Уникальная особенность Unibind — добавление или удаление листов без потери качества. Корешок продолжает держать блок, как после первого переплёта.
4. Долговечность
Металлический корешок с клеем выдерживает многолетнее хранение. Листы не выпадают, не ветшают.
5. Безопасность и низкое энергопотребление
Аппарат автоматически отключается сразу после прогрева клея. Это снижает расход энергии и повышает пожаробезопасность.
6. Единый стиль
Готовые тома легко систематизировать и маркировать благодаря одинаковым корешка.
По отзывам бухгалтерий и архивных отделов, система окупается за счёт экономии времени, снижения количества ошибок, уменьшения числа переделок.
Практический опыт банков
Систему Unibind уже внедрили:
- КПК «Первое Мурманское общество взаимного кредита»;
- Великие Луки банк;
- Примсоцбанк.
и другие.
Подробнее об опыте использования переплетной системы Unibind в банковских архивах можно почитать в наших статьях.
Среди отмеченных результатов:
- ускорение работы в 2–3 раза;
- меньше ошибок при подготовке томов;
- значительная экономия времени сотрудников;
- аккуратный внешний вид документов;
- удобная систематизация - корешок можно подписатьмаркером или использовать специальные кармашки.
Для многих организаций переход на термопереплёт стал шагом к оптимизации всего архива, а не просто заменой оборудования.
Вывод
Термопереплёт используется в банковской практике.
Для учреждений, которые работают с большими массивами информации, Unibind становится не просто удобным способом оформления, а инструментом, повышающим надёжность, структуру и эффективность архивной системы на долгие годы.
Также можно почитать по теме статью - "Архив на предприятии: организация хранения документов"
