Архив на предприятии: организация хранения документов
Документы играют важную роль в работе любой организации, сопровождая ее на каждом этапе. Закупка канцелярских принадлежностей, заключение крупной сделки, оформление научных работ и методических материалов – все эти действия подтверждаются соответствующей документацией. Давайте разберемся, как создать архив на предприятии и учесть при этом новые правила хранения документов.
Правила хранения документов
С 31 июля 2023 года вступил в силу приказ Росархива № 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях".
Изменения затронули порядок работы с документами и принципы организации архивного хранения как в государственных, так и коммерческих структурах. Поэтому правила актуальны для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.
Документы, созданные в организации, можно разделить на три группы: со сроком хранения до 10 лет включительно, сроком хранения свыше 10 лет, с постоянным сроком хранения.
Документы временного срока хранения до 10 лет могут находиться как в структурных подразделениях компании, так и в архиве. По истечении времени их отправляют на экспертизу или уничтожат. Если по заключению экспертной комиссии документ представляет ценность для организации или может понадобиться для работы, срок хранения продлевается.
Документы временного срока – свыше 10 лет и постоянного срока хранения следует передать в архив, оформлять в описи дел в соответствии с установленными правилами.
Когда необходим внутренний архив
Хранение документов можно доверить сторонним организациям, для которых это основной вид деятельности, или создать архив на предприятии.
Архив – важное для организации структурное подразделение, в котором производится централизованное хранение, соблюдаются правила учета документов.
Правила организации хранения архивных документов описаны в главе VII приказа Росархива № 77.
При условии, что документов в компании немного, достаточно запирающегося шкафа или сейфа, например, в отделе кадров или в бухгалтерии.
Если объем бумажных документов значительный, нужно выделить для хранения специальное помещение, которое должно соответствовать нормативным требованиям:
- отделяться от соседних помещений огнеупорными стенами;
- иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, исключающую образование непроветриваемых зон;
- сохранять стабильность температурно-влажностного режима;
- иметь выходы к лифтам и (или) лестничным клеткам;
- не иметь проложенных через него труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды;
- не иметь внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающихся рубильников;
- не располагаться в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод.
Деятельность архива регулируется локальным нормативным актом организации, также назначается сотрудник, ответственный за хранение и использование документов.
Перед сдачей документации на хранение ее систематизируют в отдельные дела – по структурному, функциональному, тематическому признакам, а также срокам хранения независимо от вида носителя информации (первичная документация, личные дела сотрудников и т.п.). Составляется опись документов.
Компания, даже самая маленькая, имеет собственную историю. Узнать ее можно, изучив приказы, отчеты, справки и так далее. Кроме того, работавшие ранее сотрудники обращаются за сведениями по стажу и заработной плате. Поэтому руководитель должен знать правила хранения архива организации и соблюдать их, так как на него возлагается ответственность за сохранность документов.
Оформление документов архива предприятия
Как хранить документы, чтобы легко и быстро найти нужный?
Ответ на такой вопрос один: заранее продумать, каким должен быть архивный переплет, чтобы обеспечить документам сохранность, защиту от повреждений, помощь в систематизации. В случае, когда требуется предъявить их при проверке или сделать копию, сотрудники организации не должны тратить время на поиск.
Эксперты, которые работают с оборудованием для переплета более 25 лет, внимательно изучили весь спектр аппаратов, представленный на российском рынке. Опираясь на свои компетенции в области быстрого оформления и компактного хранения документов, они рекомендуют рассмотреть термопереплетную систему UniBind (производитель Peleman Industries NV, Бельгия): аппарат и термообложки. Она компактно разместится на рабочем столе, тумбе и не займет много места.
Почему выгодно использовать UniBind?
Запатентованная технология позволяет создавать прочные и профессиональные переплеты любых документов, затрачивая минимум усилий и всего 1,5 минуты.
Термопереплетчик сократит расходы компании на подготовку документов для хранения, позволит отказаться от заключения договора со сторонней организацией на оформление брошюр.
Преимущества UniBind (производитель Peleman Industries NV, Бельгия):
- Простота использования: термопереплет в Unibind не требует специальной подготовки и опыта работы.
- Скорость переплета: за 90 секунд можно переплести до 16 стандартных документов или 2 объемных – до 470 листов.
- Редактирование: запатентованный клей позволяет неоднократно нагревать металлический корешок и заменять или изымать листы в переплетенном документе.
- Переплет открывается на 180 градусов, при сканировании корешок плотно прижимается к стеклу сканера, что исключает засвечивание страницы.
- Прочные переплеты документы занимает минимум места на полке, обеспечивая экономичное хранение. Корешок можно подписать, чтобы быстро найти нужный документ.
Аппарат работает автоматически, не требует предварительного разогрева, не нужно следить за процессом.
При хранении важна целостность и сохранность документа. UniBind надежно скрепляет страницы, они не выпадут даже при частом раскрытии документа. Термопереплет не требует перфорации листов, часть текста никогда не потеряется.
Можно выбрать цвета обложек, которые помогут систематизировать документы по видам и тематикам.
Жизненный цикл документа
Период хранения документов налогового и бухгалтерского учета определен Федеральным законом № 402-ФЗ в статье 29 (ред. от 12.12.2023).
Срок хранения различных документов варьируется: 1 год – для свидетельств о постановке на учет в налоговой службе и уведомлений о снятии с учета; 5 лет – для первичных и кассовых документов, счетов-фактур, налоговых деклараций, книг учета доходов и расходов.
Кадровые документы также имеют разные сроки хранения: 1 год – для правил внутреннего распорядка, 5 лет – для журналов учета рабочего времени. Согласно Федеральному закону № 125-ФЗ, бумаги по личному составу должны храниться не менее 50 или 75 лет в зависимости от даты их создания.
Документы передаются в архив согласно правилам, установленным Росархивом, не раньше года и не позднее трех лет после завершения их обработки.
В соответствии с п.49 новых правил, основные этапы организации бумажного архива выглядят так:
а) документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела;
б) в дело включаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, предусмотренному номенклатурой дел. Заголовок дела уточняется в соответствии с фактическим составом и содержанием документов;
в) в дело включается один экземпляр каждого документа;
г) в дела группируются документы одного календарного года; исключение составляют переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации, а также дела, формирование которых связано с отраслевой спецификой, предусматривающей ведение дела в течение определенного или длительного периода времени;
д) приложения, листы ознакомления, согласования и резолюции к документам являются их неотъемлемой частью и включаются дело вместе с документами, к которым они относятся;
е) приказы (распоряжения) группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;
ж) личные дела формируются отдельно на каждого работника, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления;
з) лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии).
И, конечно, возникает вопрос: что делать с архивом организации при прекращении деятельности и банкротстве?
Согласно п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», за передачу документов в архив в данном случае отвечает ликвидатор или конкурсный управляющий. Он должен передать документы на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом.
Резюмируя документ, надзор за сохранностью документов – задача, прежде всего, ликвидатора (ликвидационной комиссии), арбитражного управляющего.
На фото вы можете видеть архивы наших клиентов, оформленные в термообложки Unibind.
И наконец о стоимости. Сам аппарат Unibind и обложки по цене не превышают иные устройства аналогичного сегмента. Но зато качество окажется на высоте, в чем многие успели убедиться.
Фотогалерея
Тестирование
Мы понимаем, что по описанию сложно до конца понять, насколько нужной в работе является термопереплетная система Unibind. Поэтому мы предоставляем Вам возможность взять любой аппарат Unibind на тестовый период сроком до 45 дней совершенно бесплатно! За это время Вы сможете убедиться в том, что процесс переплета на нашей системе очень удобный и экономит Ваше ценное время. Если Вам не понравится – Вы всегда сможете вернуть нам аппарат обратно.
Для того, чтобы взять аппарат на тестирование, заполните форму ниже, и наши менеджеры свяжутся с Вами для уточнения всех деталей:
ВАШ ЗАКАЗ УСПЕШНО ОТПРАВЛЕН!
В ближайшее время мы свяжемся с Вами!
Спасибо!
